Transforma o teu Excel numa máquina de alta performance

Definições que precisas de rever - parte 1

Definições

Num artigo anterior (Porque uso o Excel em inglês?) já te dei a minha opinião sobre o idioma do Excel que acho mais eficiente.

Mas existem outras definições do Excel que deves rever se queres maximizar a tua produtividade:

O que acontece quando fazes duplo clique numa célula?

Ou quando pressionas ENTER?

E o que acontece quando te enganas a escrever uma palavra?

E se pudesses usar tudo isto em teu favor?

Continua a ler e confirma a utilidade disto!

O que acontece quando fazes duplo clique numa célula?

Por defeito, o duplo clique numa célula permite a edição da mesma.

No entanto, esta opção (editar a célula) também pode ser facilmente acedida através da tecla F2.

E é por isso que eu tenho esta opção desativada!

Podes desativá-la aqui:
Menu File (ou Ficheiro) > Options (ou Opções) > Advanced (ou Avançadas)

1. Avançadas

E o que acontece quando tens esta opção desativada?

Isso depende se tiveres ou não referências.
       Vê neste artigo o que são referências

Se não tiveres nenhuma referência, não acontece nada.

Se existirem referências, o Excel seleciona a célula da 1.ª referência que existe.

Qual a vantagem disto?

Como já referi num artigo anterior (Maximiza a confiança dos teus ficheiros), sou apologista de que uma análise de sucesso implica a auto revisão e o uso (e abuso) de referências.

E é na auto revisão (e mesmo na análise de ficheiros de clientes) que esta opção desativada me ajuda.

Imagina que tens numa célula a referência =Temas!D18.

O que fazes se quiseres saber mais detalhe sobre esse valor?

Caso tenhas a opção ativa, tens de ir à folha Temas desse ficheiro e procurar a célula D18.

Por outro lado, se a desativares, basta fazeres duplo clique e já lá estás.

Se a referência for a outro livro de Excel, nem precisas de perder tempo a abri-lo: ao fazeres o duplo clique, o Livro é aberto na folha e célula da referência.

O que acontece quando pressionas ENTER?

Por defeito, quando carregas na tecla ENTER, a seleção passa para a célula de baixo.

Esta definição está aqui:
Menu File (ou Ficheiro) > Options (ou Opções) > Advanced (ou Avançadas)

2. Avançadas

Qual a vantagem de alterar esta definição?

Imagina que todos os dias tens de preencher no Excel determinadas tabelas e que esse preenchimento é por linha.

Nesse caso, pode ser-te útil que a seleção seja feita para a direita por exemplo, em vez de para baixo.

Outra vantagem é quando, maioritariamente, usas o Excel para inserir fórmulas em tabelas.

Podes desativar a opção de mover a seleção, isto é, depois de pressionares ENTER a seleção fica na mesma célula em que estavas.

Se quiseres copiar a fórmula dessa célula, basta clicar em CTRL+C, escolher onde a queres colar e clicar em CTRL+V.
       Para saberes mais sobre estes e outros atalhos, vê este artigo

O que acontece se te enganas a escrever uma palavra?

Já reparaste que, se escreveres “mes (sem acento), o Excel corrige automaticamente essa palavra por “mês (com acento)?

Usa isto em teu proveito! Vê como de seguida.

Podes ver as opções de correção automática aqui:
Menu File (ou Ficheiro) > Options (ou Opções) > Proofing (ou Verificação)

3. Verificação

Como é que isto te pode ajudar?

Imagina que estás a fazer a revisão da modelo 22 da empresa Data Simplify.

Em cada análise que fazes, tens de escrever uma conclusão que depois será remetida ao cliente em jeito de relatório.

Nesse relatório incluis muitas vezes as expressões “Declaração Modelo 22” e “Data Simplify” para detalhar cada procedimento.

Mas nas tuas análises escreves “m22” e “ds” respetivamente para não perderes tempo.

Se adicionares essas correções automáticas, não vais perder tempo a substituir essas expressões.

Assim, quando escreves “m22” o Excel devolve “Declaração Modelo 22” e quando escreves “ds” devolve “Data Simplify”.

Estas são as 3 primeiras definições que recomendo rever já para maximizares a tua produtividade!

Lê o próximo artigo para saberes que outras definições podem transformar o teu Excel numa máquina de alta performance e facilitar o trabalho!

Por fim, e se gostaste deste artigo e queres mostrar o teu apoio, subscreve a newsletter aqui ou paga-me um café aqui.