Transforma o teu Excel numa máquina de alta performance
Definições que precisas de rever - parte 2
O Excel pode ser o teu maior aliado.
Mas para além de treinares as funções e comandos, podes ainda definir algumas definições que te vão ajudar a transformar o teu Excel numa máquina de produtividade.
No artigo anterior apresentei-te a utilidade destas definições:
Opção de edição após duplo clique na célula
Opção de seleção após clicar em ENTER
Opções de correção automática de texto
Neste artigo vou falar-te sobre:
Listas customizadas
Identidade Visual
Layout das tabelas dinâmicas
Definições de início
Continua a ler e confirma a utilidade disto!
Listas customizadas
Quando queres escrever os dias da semana ou o nome dos meses não precisas de os escrever a todos.
Basta escreveres o 1.º dia ou o 1.º mês que queres que apareça e arrastar.
Com base no que a maioria dos utilizadores precisa, o Excel tem pré-definidas algumas listas.
Podes vê-las aqui:
Menu File (ou Ficheiro) > Options (ou Opções) > Advanced (ou Avançadas)
Como é que isto me pode ajudar?
Imagina que todos os meses crias análises relacionadas com os departamentos da tua empresa e que gostas de os escrever sempre pela mesma ordem.
Se fores como eu, facilmente te esqueces da ordem que utilizaste antes e tens de abrir ficheiros antigos para recuperar a lista direitinha.
E se eu te disser que não é preciso ocupar espaço na tua memória para isso nem perder tempo a ver listas antigas?
Basta clicar no comando NEW LIST (ou NOVA LISTA) para acrescentar essa lista que estás sempre a escrever manualmente.
Identidade Visual
Pode parecer picuinhas mas uma forma de te destacares dos teus colegas passa por apresentares ficheiros cuidados e apelativos.
Ou seja, é importante:
ter as tuas análises com cores e tipos de letra coerentes; e
apresentar consistência nos diferentes ficheiros que envias.
Como fazer isso de forma rápida, sem perderes tempo a alterar as cores em todas as tabelas, gráficos e até mesmo ficheiros completos?
Grava a identidade visual da tua empresa (ou do respetivo cliente) no teu computador!
Podes fazê-lo aqui:
Menu Page Layout (ou Esquema da Página) > Grupo Themes (ou Temas)
Para além das cores (que podes personalizar tendo em conta o branding da empresa), podes ainda escolher os tipos de letra e alguns efeitos.
Layout das tabelas dinâmicas
Costumas usar tabelas dinâmicas mas não gostas do layout pré-definido pelo Excel?
Se sim, de cada vez que inseres uma tabela dinâmica, editas o layout para ficar ao teu gosto. Provavelmente, escolhes o formato que queres, tiras um ou outro subtotal, retiras os botõezinhos, etc.
Da mesma maneira que podes definir a identidade visual para os teus ficheiros de Excel, também podes definir o layout para as tuas tabelas dinâmicas aqui:
Menu File (ou Ficheiro) > Options (ou Opções) > Data (ou Dados)
Podes fazer estes ajustes manualmente para subtotais, totais, layout da tabela, linhas em branco, etc., ou podes importar as definições de uma tabela dinâmica que já tenhas formatado.
Definições de início
Quando abres a aplicação do Excel aparece-te esta página de início, em que podes escolher um dos teus Livros recentes ou escolher abrir um Livro em branco.
Pessoalmente, eu gosto de abrir e procurar o ficheiro em que quero trabalhar por aqui.
Mas isto pode não fazer-te sentido.
Ou seja, quando queres abrir um ficheiro que já existe, o que fazes é abrir a pasta onde o ficheiro está guardado e selecionas o Livro que queres abrir.
Por outro lado, quando abres a aplicação do Excel, o que queres é abrir um ficheiro em branco.
Podes ajustar o teu Excel para que isso aconteça aqui:
Menu File (ou Ficheiro) > Options (ou Opções) > General (ou Geral)
Ou seja, ao teres esta opção desativada, quando abres o Excel, terás um Livro em branco!
Esta é a lista completa de definições que deves rever para maximizares a tua produtividade quando usas o Excel!
1. Opção de edição após duplo clique na célula
2. Opção de seleção após clicar em ENTER
3. Opções de correção automática de texto
(sobre estas 3 definições, vê este artigo)
4. Listas customizadas
5. Identidade Visual
6. Layout das tabelas dinâmicas
7. Definições de início
Deixa nos comentários qual a tua preferida ou se existe alguma outra que te faça sentido.