Maximiza a confiança dos teus ficheiros
5 passos para maximizar a confiança dos teus ficheiros e análises no Excel
Muitas vezes abrimos um ficheiro e não percebemos nada da estrutura do ficheiro (ou seja, não percebemos o porquê de ter as folhas que tem) nem do que está em cada folha (seja pela falta de títulos ou pelas tabelas desformatadas, etc.)
É uma eternidade até que se perceba o ficheiro e o que está a ser feito em cada folha e depois ainda falta tudo o resto (ou seja, aquilo que nos fez analisar o ficheiro)…
Ao longo da minha carreira aconteceu-me imenso (e ainda me acontece frequentemente, principalmente quando trabalho ficheiros extraídos de programas informáticos por exemplo).
Neste artigo deixo-te 5 passos para um relatório ou uma análise de sucesso no Excel:
1. Brio profissional
2. Análises simples
3. Sentido crítico
4. Informação externa
5. Auto revisão
Continua a ler para saberes mais sobre cada passo e, ainda, algumas dicas adicionais.
1. Brio profissional
Uma análise no Excel envolve muito mais do que saber fórmulas, atalhos e ferramentas de cor.
Um dos segredos para uma análise de sucesso é facilitar a sua leitura e revisão.
Para isso, existem algumas práticas que podes ter em consideração, como:
usa formatações diferentes nos cabeçalhos e nos totais para facilitar a leitura de tabelas e dados;
dá um nome intuitivo a cada folha do ficheiro;
dá um título às tuas análises/tabelas;
evita cabeçalhos em branco e evita a “adivinhação”.
Por fim, e quando fizer sentido, podes usar cores diferentes para assinalar diferentes cenários e colocar uma legenda para cada uma.
2. Análises simples
Não queiras colocar todos os cenários e todas as análises numa tabela ou numa folha.
As análises simples são mais eficazes na demonstração do teu raciocínio.
Para além disso, consegues, através de um pensamento analítico, que o recetor/leitor da análise não se perca.
Idealmente, estas análises devem ser efetuadas dentro dos limites visíveis do teu ecrã (principalmente no que respeita à largura).
Quando tal não é possível (o que só deve acontecer quando tens muitas linhas de informação por exemplo), podes aplicar outras práticas:
organiza a informação a crescer o mais possível para baixo (e não para os lados),
deixa os cabeçalhos sempre visíveis (através do Freeze Panes) e
privilegia o uso de tabelas quando aplicável.
Dica extra: Se o ficheiro se tornar muito extenso, coloca no início uma folha “Resumo” ou “Sumário”.
3. Sentido crítico
Apesar do Excel ser uma ferramenta essencialmente de cálculo, as boas análises incluem sempre pensamento crítico.
Podes demonstrá-lo através de controlos e demonstrando cruzamento de dados por exemplo.
4. Informação externa
Por norma, devemos usar a informação externa disponibilizada pelo cliente apenas como base para as nossas análises.
No entanto, existem análises válidas (e que até se fazem mais rápido) se forem feitas ao lado da informação do cliente por exemplo.
Nesse caso, a sugestão para que nada falhe é:
fazer cópia da folha do cliente para o nosso ficheiro e colocar nome “folha da Co.” ou,
alternativamente, acrescentar colunas bem identificadas com a nossa análise.
Adicionalmente, e mais do que tabelas formatadas e ficheiros cuidados, uma boa análise requer uma fácil compreensão da informação que nela é incluída.
A leitura dos dados que incluis na tua análise/tabela pode ser facilitada através de:
hiperligações ou referências à informação externa e
coloca os teus valores baseados em fórmulas (evita ao máximo valores manuais).
Dica extra: se inserires Tabelas do Excel, a leitura de uma fórmula pode ficar muito mais facilitada devido às referências estruturadas.
5. Auto revisão
Quando acabares a tua análise (quer seja pequena ou quer seja mais extensa) “coloca-te nos sapatos” do recetor.
Ou seja, confirma se:
1. os cálculos que fazes têm sentido e estão corretos,
2. a leitura do ficheiro e das análises/tabelas está facilitada e
3. a análise responde a tudo o que te foi perguntado ou se o que te foi pedido corresponde ao que estás a entregar.
Dica extra: Se possível, separa o trabalho de análise do trabalho de revisão com um tempo de descanso ou até de outra análise/ficheiro.
Por exemplo, idealmente eu faço a análise num dia e revejo no outro (ou, no máximo, faço a análise numa manhã e a revisão de tarde).
Se por algum motivo isso não for possível, faço pelo menos um intervalo entre as 2 tarefas para ser o mais imparcial possível na minha revisão.
Dicas adicionais
Para além destes 5 passos, podes ainda ter em consideração o seguinte:
Dá preferência ao formato tabular:
Este formato facilita o manuseamento de dados para análises futuras.
Utiliza cores consistentes para diferentes propósitos:
Normalmente vermelho, amarelo e verde são cores fortes para sinalizar algo (por exemplo: análise por fechar, com pendentes e análise fechada/revista respetivamente);
Cores mais nudes e suaves são utilizadas para distinguir cenários;
Pode ainda ser aplicável teres uma cor definida para assinalar campos de input.
Tem cuidado com a estrutura do livro/ficheiro:
Deixa sempre o input separado do output;
Define um propósito para cada folha;
Tem controlo (por exemplo, através de uma folha com alterações e respetivas datas se se justificar);
Coloca instruções (para outros utilizadores / leitores);
Tem ficheiros de backup.
Toque final
Pode fazer sentido preparar a folha para imprimir (prévisualizar e ajustar tamanhos, colocar cabeçalhos e/ou rodapés com números de página por exemplo).