Inserir tabelas no Excel
O que são e 9 vantagens
Durante muito tempo tinha noção que existia uma funcionalidade no Excel que inseria tabelas, mas durante muito tempo evitei ao máximo usá-la, ignorando os seus benefícios.
De facto, não usava tabelas dinâmicas (ou pivot tables) no meu dia-a-dia, por isso não via necessidade em inserir tabelas do Excel.
Estava enganada! Já devia usar este recurso há mais tempo.
Neste artigo apresento-te algumas vantagens desta funcionalidade, para perceberes porque estou convertida.
Mas, antes disso:
O que são Tabelas do Excel?
Uma Tabela do Excel é uma forma do Excel organizar um intervalo de dados para uma rápida e eficiente manipulação.
Esta funcionalidade está disponível em 2 menus:
no menu Home (ou Base), grupo Styles (ou Estilos), comando Format as Table (Formatar como Tabela)
no menu Insert (ou Inserir), grupo Tables (ou Tabelas), comando Table (Tabela)
alternativamente pode ainda ser introduzida esta funcionalidade através do atalho CTRL+T (ou ALT+T), premindo as 2 teclas em simultâneo
Nota: formatar como Tabela é diferente de ter um intervalo de dados com limites e negritos que fazem parecer uma tabela, apesar de quase não se notar à 1.ª vista.
Como sei se os dados estão ou não formatados como Tabela?
Quando existem Tabelas do Excel numa folha, é criado um novo menu Table Design (ou Estrutura da Tabela)*.
* Este menu só se torna visível quando está selecionada uma célula da tabela.
Outra dica para verificar se estamos perante uma Tabela do Excel é olhar para o canto inferior direito da mesma e verificar se aparece uma espécie de triângulo.
9 Vantagens das Tabelas do Excel
1. Formatações pré-definidas
Quando se insere uma (ou se formata como) Tabela, temos a possibilidade de escolher o tipo de formatação que queremos.
Ou seja, podemos pré-definir formatações que queremos usar de acordo com o nosso layout ou ainda, colocar linhas alternadas para facilitar a visualização de dados.
2. Ajuste automático do intervalo
Quando acrescentas uma linha ou uma coluna, a Tabela expande automaticamente o intervalo às novas linhas ou colunas.
Quer isto dizer que as fórmulas que tenham por base a coluna completa de uma Tabela, incluirão as novas linhas que forem eventualmente adicionadas.
Adicionalmente, não se perde tempo a ajustar a formatação às novas linhas ou colunas, uma vez que a formatação escolhida para a Tabela também é automaticamente aplicada.
3. Preenchimento automático
Ao introduzir uma fórmula numa célula da Tabela, o Excel sugere que essa fórmula seja aplicada instantaneamente a todas as outras células dessa coluna (exemplo incluído no ponto anterior).
Mais uma vez, existe uma poupança de tempo quando introduzimos novas linhas ou quando acrescentamos colunas com fórmulas, uma vez que apenas nos temos de preocupar em preencher as células que têm valores manuais.
4. Filtros automáticos e slicers
Uma das vantagens de ter a informação organizada num formato tabular é poder aplicar filtros e visualizar mais facilmente as opções que existem.
Ao inserir uma Tabela do Excel, estes filtros são, por defeito, introduzidos automaticamente.
Adicionalmente, podemos introduzir filtros na forma de Slicers (ou Segmentação de Dados) o que torna os nossos ficheiros bem mais apelativos.
5. Cabeçalhos sempre visíveis
Ao analisar tabelas mais complexas (com muitas linhas e colunas), sinto a necessidade de fixar o cabeçalho através do Freeze Panes (ou Fixar Painéis) para não me perder.
Com as Tabelas do Excel, já não precisas de o fazer.
Sempre que tiveres uma célula da Tabela selecionada, o nome das colunas (A, B, C, …) é substituído pelos cabeçalhos da Tabela quando fazes scroll para baixo.
Para além disso, a Tabela do Excel obriga-te a pensar sempre num nome para a coluna ao colocar um título automático e não permite que várias colunas tenham o mesmo título, o que facilitará a sua análise.
6. Referências estruturadas
Quando se usam fórmulas nas Tabelas, as referências simples transformam-se em referências estruturadas, o que facilita a leitura e compreensão das mesmas.
P.S.: se não conseguires ver estas referências estruturadas quando tens Tabelas do Excel, verifica as definições – menu File (ou Ficheiro), seleciona Options (ou Opções), Formulas (ou Fórmulas) e na secção Working with formulas (ou Trabalhar com fórmulas), seleciona a opção Use table names in formulas (ou Utilizar nomes de tabelas em fórmulas).
7. Última linha com total
Ao introduzir uma Tabela do Excel, existe a possibilidade de inserir uma linha totalizadora.
Para além da soma, essa linha totalizadora pode ser adaptada para contar, fazer a média, entre outras operações.
8. Tabelas dinâmicas
Trabalhar com Pivot Tables (ou Tabelas Dinâmicas) também se torna mais fácil quando a construímos a partir de uma Tabela do Excel.
Isto porque, por exemplo, se forem acrescentados novos registos na Tabela, os intervalos dos dados da Pivot Table já não precisam de ser atualizados.
9. Ficheiros mais leves
Para finalizar, e tendo em conta que a Tabela do Excel é uma forma de organizar dados que já tem várias funcionalidades incluídas (isto é, não estando a pedir ao Excel para realizar tarefas adicionais como fixar painéis, filtrar, pintar linhas alternadas, entre outras), os ficheiros acabam por se tornar mais leves.
Estas foram as vantagens que selecionei para esta funcionalidade, mas acredito que possam existir mais.
Concordas com todas? Ou há alguma que não te faz sentido?
E quanto a desvantagens, conheces alguma?
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