Já reparaste que podes gravar um ficheiro Excel em vários formatos?
Alguma vez abriste ficheiros de clientes em que aparece este aviso ou um semelhante?
E o que é que uma coisa tem a ver com a outra?
Continua a ler para descobrires.
Gravar um ficheiro pela 1.ª vez
Para gravar um ficheiro Excel podes ir ao menu File (ou Ficheiro) e clicar em Save (ou Guardar).
Se preferires usar atalhos do teclado, podes clicar nas teclas CTRL e S em simultâneo (ou em CTRL e G, se usares o Excel em português).
Depois, o Excel pergunta-te que nome queres dar ao ficheiro, onde o queres guardar e em que formato.
Nota: Por defeito, o Excel escolhe a extensão *.xlsx, mas podes escolher outro formato.
Mais à frente deixo-te os formatos de ficheiro do Excel mais usuais.
Gravar um ficheiro após a 1.ª vez
O processo para gravar um ficheiro de Excel nas vezes posteriores à 1.ª é igual ao anterior, mas sem a parte de escolher o nome, a localização e o tipo de ficheiro.
Gravar recorrentemente era aliás uma recomendação que muito repetia há uns tempos.
Isto porque, um problema recorrente de muitos utilizadores era perder manhãs ou tardes de trabalho uma vez que o computador encravava ou se desligava sem pré-aviso.
A pensar nestas situações, a Microsoft adicionou um comando de gravação automática mais acessível que podes ativar ou desativar consoante pretendas.
Este comando está no canto superior esquerdo da tua janela de Excel e é uma inovação das versões mais recentes de Excel.
Gravar um ficheiro num formato diferente
É possível gravar um ficheiro de Excel num formato diferente do inicial.
Para isso, escolhe a opção Save a Copy (ou Guardar uma Cópia) do menu File (ou Ficheiro).
Por fim, o Excel pergunta-te que nome queres dar ao novo ficheiro, onde o queres guardar e em que formato.
Como viste, o Excel assume que queres guardar os teus ficheiros com a extensão *.xlsx, mas existem outros tipos de ficheiros.
Ao longo dos anos, a Microsoft foi melhorando o software e uma das coisas que atualizou foi o tamanho das folhas de cálculo (aumentando o número de colunas e linhas que se podem armazenar) ou o tipo de informação que nelas poderiam ser guardadas (com imagens, códigos, etc.).
No entanto, não descontinuou totalmente as versões anteriores, talvez para que os utilizadores pudessem abrir ficheiros com formatos antigos e transformá-los para os novos formatos.
Isto fez com que, hoje em dia, existam vários formatos de ficheiro do Excel.
O tipo de formato escolhido dependerá das necessidades de cada projeto.
Os mais usuais (e que eu recomendo usar) são:
1. Livro do Excel (*.xlsx) para a maioria das análises (quando não inclui macros);
2. Livro Macro-Enabled Excel (código) (*.xlsm) quando o ficheiro inclui macros;
3. Livro Binário do Excel (*.xlsb) quando o ficheiro é muito pesado e queres reduzir o seu tamanho (de notar que este formato pode diminuir a qualidade de cores ou imagens).
No entanto, e principalmente quando extraímos mapas de websites ou de programas contabilísticos, o formato de ficheiro do Excel utilizado é o *.xls.
Conforme podes ver neste artigo da Microsoft, este formato tem mais de 20 anos, não permitindo guardar informações que na altura não estavam disponíveis (como por exemplo, formatações, n.º de linhas e de colunas, etc.).
O próprio Excel já não recomenda a utilização desse formato, razão pela qual te dá o aviso:
Conhecias estes tipos de formatos? Qual deles utilizas mais?