Formas de organizar dados no Excel
Descobre o formato ideal para as tuas análises
O segredo para simplificar análises e poupar tempo? Organizar os teus dados de forma eficiente, simples e intuitiva!
E como é que isso se faz? Devo preparar os dados já na forma como os queres apresentar, com linhas em branco, com cabeçalhos em 2 linhas, com células unidas ou com totais no meio de uma tabela por exemplo? Ou devo usar tabelas auxiliares para as análises e no fim fazer um resumo com os principais indicadores do que foi analisado?
Depende um pouco do teu objetivo, mas arrisco a dizer que há um formato que serve para tudo (ou quase tudo) – descobre qual neste artigo.
Tipos de organização que podes dar aos teus dados
Pré-Relatório
Este formato é visualmente apelativo e simples de interpretar.
É possível fazer análises nesta forma de organização de dados, mas as mesmas não estão facilitadas.
Características que dificultam a análise destes dados:
1. Existem colunas totalmente em branco
2. Os títulos estão repartidos em duas linhas e incluem células unidas
3. Existem linhas com células em branco
4. Existem linhas com totais e subtotais
5. Existe sumarização de dados (total por país)
Neste formato não é possível, por exemplo, criar Pivot Tables (ou Tabelas Dinâmicas), uma vez que existem colunas em branco.
Tabela de dados simples
Este formato continua a ser visualmente apelativo e simples de interpretar.
Uma vez que não apresenta algumas das dificuldades apresentadas no formato anterior (nomeadamente as 1.ª, 2.ª e 4.ª), a análise torna-se mais fácil.
No entanto, e apesar de ser possível criar Pivot Tables (ou Tabelas Dinâmicas), estas poderão ser mais complexas de fazer.
Para uma análise mais eficiente deveria considerar-se, por exemplo, o tipo de encargo como variável numa coluna e não no cabeçalho da tabela.
Formato entrada de dados
Apesar deste formato facilitar a entrada de dados, a sua leitura não está assim tão facilitada nem tão pouco a sua análise.
Neste caso, a tabela cresceria para o lado, o que resulta em acrescentar colunas a cada viatura nova.
Pode parecer simples de analisar, mas, dependendo do objetivo, poderiam ter de ser envolvidas algumas fórmulas mais complexas.
Formato relatório
Apesar de parecer (e estar) tudo organizadinho, este formato limita o número de análises eficientes que se podem fazer.
Uma vez que existem várias tabelas, a manipulação de dados não será tão fácil de realizar para certas análises.
Por exemplo, se quisermos analisar o peso de cada categoria nos encargos totais, teríamos de selecionar vários intervalos.
Vários ficheiros, com várias folhas
Este formato é muito comum porque organiza informação por categoria, evitando “ruído visual” com informação de outras categorias por exemplo.
Contudo, também este formato limita o número de análises eficientes.
Uma análise que tenha por base dados que estão espalhados por vários ficheiros ou até por várias folhas torna-se bastante moroso.
Formato Tabular
Para mim, este é o formato ideal e que facilita o maior número de análises, bem como a construção de gráficos, tabelas dinâmicas ou resumos.
Algumas características deste formato que facilitam a manipulação de dados:
Lógica de perguntas e respostas (pergunta no cabeçalho e respostas nas linhas seguintes)
Cada coluna é um campo ou tipo de dado
Cada linha é um registo ou informação
Não existem linhas ou colunas em branco
Não existem linhas de subtotais ou totais
Modo de leitura da informação por linha
A informação é inserida para baixo e não para os lados
Por vezes não é tão apelativo visualmente ter este tipo de formato, mas não esqueçamos o objetivo da utilização do Excel.
Se o objetivo é a manipulação rápida e eficiente dos dados e a realização de análises relevantes, será útil termos presente este tipo de formato.
Idealmente, as análises são feitas sempre neste tipo de formato e os outros tipos de organização seriam utilizados para a apresentação dos resultados.
Referência: este artigo teve por base o artigo da MBi – Excelerate Your Business “Formato tabular – O formato ideal dos dados”
Siglas utilizadas neste artigo: TA = Tributação Autónoma